通常業務と兼任？採用担当者が忙しすぎる！

「求人の管理をしながら、応募者への連絡や面接の日程調整も行っている」

「採用業務だけに時間をかけられない……」

中小企業では、総務や事務などの業務と兼任しながら、採用活動を進めている担当者も少なくありません。

求人の掲載から応募者対応、面接の調整まで、採用業務には意外と多くの作業があります。

だからこそ大切なのが、採用業務の進め方を見直すこと。

日々の業務に取り入れやすい方法から、できることを始めてみましょう。

1. 応募者への連絡をテンプレート化する

応募があるたびに、メールやメッセージの文章を一から考えていませんか？

応募者への連絡は、ある程度パターンが決まっているものです。

あらかじめ文章を用意しておけば、必要な部分を変更するだけで連絡できます。

毎回文章を考える時間を減らせるうえ、伝える内容を統一しやすくなるのもメリットです。

ただし、応募者の名前や面接日時などの入力ミスには注意が必要です。個別の質問や事情には、状況に応じて丁寧に対応しましょう。

2. 面接の日程調整をスムーズにする

応募者との面接日程の調整も、時間がかかりやすい業務の一つです。

「この日は都合が悪い」「別の日程でお願いしたい」と何度もやり取りをしていると、ほかの業務がなかなか進まないこともあります。

日程調整をスムーズにするために、次のような工夫を取り入れてみましょう。

例えば、「ご都合のよい日時を教えてください」とだけ伝えるのではなく、こちらから候補日を3つほど提示すると、日程が決まりやすくなります。

3. 求人情報や応募状況をまとめて管理する

複数の求人を掲載している場合、求人ごとの募集状況や応募者の対応状況を把握するだけでも手間がかかります。

例えば、求人情報はパソコンのフォルダ、応募者の情報はメール、面接予定は個人のカレンダーというように、情報がバラバラになっていませんか？

管理場所が分散していると、確認に時間がかかるだけでなく、連絡漏れや対応の遅れにつながる可能性もあります。

まずは、必要な情報を一覧で確認できるようにしてみましょう。

最初から高機能なシステムを導入する必要はありません。表計算ソフトなど、社内で使いやすいツールから始める方法もあります。

大切なのは、誰が見ても状況を把握でき、次に何をすればよいか分かる状態にすることです。

なお、応募者の個人情報を扱うため、閲覧できる人を必要な担当者に限定するなど、管理方法にも配慮しましょう。

すべてを一度に変える必要はありません

採用業務を効率化するために、最初から大きな仕組みを導入する必要はありません。

まずは、毎回時間がかかっている作業や、対応漏れが起こりやすい業務を一つ見直すだけでも十分です。

また、日々の業務を見直すなかで、「この作業は自動化できないだろうか？」と考えてみるのも一つの方法です。

定型的な文章の作成や情報の整理などは、利用するツールや運用方法によって、効率化できる可能性があります。

ただし、応募者への個別対応や選考の判断など、人が確認すべき業務まで機械任せにしないことも重要です。

採用業務の負担を減らし、採用活動をスムーズに

採用担当者の仕事は、求人を掲載することだけではありません。

応募者への連絡、面接の日程調整、求人情報の管理など、さまざまな業務があります。

忙しいなかでも採用活動を円滑に進めるためには、日々の業務を整理し、無理なく続けられる仕組みをつくることが大切です。

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